Lorsqu'une collectivité est confrontée à un signalement ou à des faits contestés, l'enquête administrative permet d'établir les éléments utiles avant la prise de décision. Sa qualité dépend principalement du cadrage, de la méthode d'audition, du recoupement et de la lisibilité du rapport.
Identifier l’origine du signalement, les faits, la période, les services, les personnes à entendre, les documents et les questions auxquelles l’enquête doit répondre.
Signalement initial, courriels, messages, comptes rendus, rapports, fiches de poste, organigramme, plannings, procédures et pièces RH permettent de préparer les auditions et de construire une chronologie.
La personne à l’origine du signalement, la personne mise en cause, les témoins directs, la hiérarchie et toute personne pouvant apporter un élément précis.
Les questions doivent permettre d’obtenir dates, lieux, circonstances, propos, comportements, témoins et documents. Il faut distinguer ce qui a été vu ou entendu personnellement de ce qui a été rapporté ou interprété.
Chaque déclaration est confrontée aux autres témoignages, aux documents et à la chronologie. Les contradictions doivent être identifiées et vérifiées si nécessaire.
Elle doit pouvoir présenter ses explications, produire des pièces, identifier d’autres témoins et répondre aux faits qui la concernent.
Le rapport peut distinguer les faits établis, partiellement établis, non établis ou contredits. L’absence de confirmation ne signifie pas automatiquement que le fait n’a jamais existé.
Une enquête peut révéler des responsabilités floues, des fiches de poste obsolètes, des problèmes de communication ou des pratiques managériales déficientes, qui peuvent conduire à un audit organisationnel distinct.
Le rapport expose le contexte, la méthode, les personnes entendues, les documents, la chronologie, les constats et les incertitudes. Il doit être suffisamment clair pour servir d’outil d’aide à la décision.
Cette ressource présente une méthode de travail. Pour un besoin concret, le Cabinet peut intervenir après un échange sur le contexte et le périmètre de la mission.